Regulamin Aon Skills Academy

REGULAMIN USŁUGI AON SKILLS ACADEMY

§ 1

DEFINICJE

Aon Skills Academy - cykl wydarzeń edukacyjnych organizowanych przez Usługodawcę dla osób, które dokonają Rejestracji

Rejestracja - wprowadzenie przez Usługobiorcę jego Danych Osobowych (tj. danych kontaktowych i identyfikacyjnych) do bazy danych Usługodawcy w celu wzięcia udziału w jednym lub kilku wydarzeniach Aon Skills Academy

Usługodawca - Aon sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Powstańców Wielkopolskich 13G, 30-707 Kraków, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy - Krajowy Rejestr Sądowy pod numerem KRS: 0000120065, NIP 5261839365, kapitał zakładowy 19.977.500,00 zł

Usługobiorca - osoba fizyczna, która dokonała Rejestracji w celu wzięcia udziału w jednym lub kilku wydarzeniach organizowanych przez Usługodawcę w ramach Aon Skills Academy

Dane Osobowe - informacja o Usługobiorcy tj. zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania żyjącej osobie fizycznej (imię, nazwisko, adres e-mail, wizerunek Usługobiorcy o ile został uwieczniony w relacji fotograficznej lub filmowej z Wydarzenia) podane przez Usługobiorcę w czasie Rejestracji lub uwiecznione w czasie Wydarzenia.

Wydarzenie - spotkanie edukacyjne organizowane przez Usługodawcę w jego lokalu biurowym i będące częścią cyklu Aon Skills Academy.

§ 2

POSTANOWIENIA OGÓLNE

  • 1.Usługodawca ustanowił niniejszy Regulamin na podstawie art. 8 ust 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Na podstawie Regulaminu Usługodawca świadczy Usługobiorcy usługę w postaci Rejestracji.
  • 2.Usługobiorca w niniejszym Regulaminie określił również zasady przetwarzania przez niego Danych Osobowych oraz zasady uczestnictwa w Wydarzeniu.
  • 3.Rejestrując się na Wydarzeniu Usługobiorca oświadcza, że zapoznał się z postanowieniami i je akceptuje.

§ 3

CEL REJESTRACJI

  • 1.Celem rejestracji jest zebranie informacji o Usługobiorcach, którzy chcą wziąć udział w Wydarzeniu.

§ 4

WSTĘP NA WYDARZENIE

  • 1.Wstęp na Wydarzenie odbywa się po okazaniu przez Usługobiorcę bilety wstępu przesłanego mu przez Usługodawcę. W razie braku biletu Usługodawca ma prawo nie wpuścić osoby na Wydarzenie.

§ 5

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

  • 1.Administratorem Danych Osobowych jest Usługodawca.
  • 2.Dane Osobowe są przetwarzane, w celu zorganizowania Wydarzenia oraz w celu przekazania relacji z Wydarzenia.
  • 3.Podstawą prawną przetwarzania Danych Osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO ponieważ rejestrując się na Wydarzenie Usługobiorca zawiera z Usługodawcą umowę na podstawie której Usługodawca umożliwia Usługobiorcy bezpłatne wzięcie udziału w Wydarzeniu. W przypadku wyrażenia przez Usługobiorcę zgody na informowanie go również o innych wydarzeniach organizowanych przez Usługodawcę, podstawą prawną przetwarzania Danych Osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
  • 4.Usługodawca będzie przekazywać Dane Osobowe odbiorcom (dostawcom Usług), którym powierzono przetwarzanie danych osobowych w imieniu i na rzecz Usługodawcy (np. firmie obsługującej recepcję, spółkom z Grupy Aon obsługującym monitoring w biurze Usługodawcy, dostawcy aplikacji służącej do przeprowadzenia Rejestracji).
  • 5.Dane Osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich i organizacji międzynarodowych o ile podmioty mające siedzibę w tych państwach w odpowiedni sposób zabezpieczają dane osobowe, tj. gdy:
    • a.Komisja Europejska stwierdziła w wydanej decyzji, że w danym państwie należycie chronione są dane osobowe lub
    • b.gdy dane osobowe przekazywane są w oparciu o inne mechanizmy zapewniające im poziom ochrony podobny do tego istniejącego w Unii Europejskiej. Takimi mechanizmami są np. Standardowe Klauzule Umowne lub Wiążące Reguły Korporacyjne.
  • 6.Dane Osobowe przetwarzane będą przez czas realizacji umowy oraz przez miesiąc od zakończenia Wydarzenia. Jeżeli Usługobiorca wyrazi zgodę na informowanie o innych wydarzeniach, to Dane Osobowe będę przetwarzane do czasu wycofania zgody.
  • 7.Usługobiorcy przysługuje prawo do:
  • a.dostępu do swoich Danych Osobowych i otrzymania kopii Danych Osobowych podlegających przetwarzaniu;
  • b.sprostowania swoich nieprawidłowych Danych Osobowych;
  • c.wycofania w każdym czasie ze skutkiem wyłącznie na przyszłość zgody na komunikację dotyczącą innych wydarzeń,
  • d.żądania usunięcia Danych Osobowych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 17 RODO;
  • e.żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO;
  • f.wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 21 RODO;
  • g.przenoszenia dostarczonych danych, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany.
  • 8.Jeżeli Usługobiorca uważa, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, to może wnieść skargę do organu nadzorczego (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  • 9.Usługodawca wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się za pomocą poczty elektronicznej pisząc na adres: [email protected]

§ 6

WYMAGANIA TECHNICZNE

  • 1.W celu wzięcia udziału w Wydarzeniu Usługobiorca winien:
  • a.posiadać działającą i prawidłowo skonfigurowaną pocztę elektroniczną (w celu odbioru biletu na Wydarzenie oraz w celu odbioru komunikacji związanej z Wydarzeniem),
  • b.posiadać urządzenie elektroniczne z dostępem do Internetu oraz zaopatrzone w dowolną przeglądarkę internetową (w celu dokonania Rejestracji).

§ 7

ODPOWIEDZIALNOŚĆ USŁUGOBIORCY

  • 1.Usługobiorca w trakcie Wydarzenia ma dostęp jedynie do tej części biura, w której Wydarzenie się odbywa. Usługobiorca zobowiązany jest szanować sprzęt i wyposażenie znajdujące się w miejscu Wydarzenia.
  • 2.Usługobiorca, który przy Rejestracji podał nieprawidłowe dane, tj. adres poczty elektronicznej osoby trzeciej bez jej wiedzy i zgody, może ponosić z tego tytułu odpowiedzialność odszkodowawczą wobec Usługodawcy, w przypadku gdy osoba trzecia zgłosi wobec Usługodawcy roszczenia związane z użyciem przez Usługodawcę Danych Osobowych.

§ 8

ODPOWIEDZIALNOŚĆ USŁUGODAWCY

  • 1.Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności względem Usługobiorcy w razie odwołania Wydarzenia lub przesunięcia jego terminu.

§ 9

UTRWALANIE PRZEBIEGU WYDARZENIA

  • 1.Usługodawca ma prawo utrwalić przebieg Wydarzenia poprzez nagranie filmu lub wykonanie zdjęć. Dwa ostatnie rzędy miejsc na Wydarzeniu nie będą fotografowane lub filmowane, zatem Usługobiorca może je zająć, jeżeli nie chce, by jego wizerunek był utrwalany. Usługodawca będzie filmował lub fotografował zgromadzenie osób uczestniczących w Wydarzeniu. Usługodawca nie będzie robił indywidualnych zdjęć lub nagrań. W związku z tym podstawą prawną wykorzystania wizerunku jest art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2509).
  • 2.Przy wejściu do miejsca, w którym Wydarzenie się odbywa znajdują się kamery telewizji przemysłowej wykorzystywanej przez Usługodawcę. Nota informacyjna dotycząca telewizji przemysłowej i księgi gości jest wystawiona na widok publiczny w recepcji Usługodawcy.

§ 10

PROCEDURA REKLAMACYJNA

  • 1.Usługobiorca może składać reklamacje pocztą elektroniczną na adres [email protected]. Reklamacja zostanie rozpoznana w ciągu jednego miesiąca od jej otrzymania. Odpowiedź na reklamację zostanie przesłana na adres poczty elektronicznej, z którego przysłano reklamację.

§ 11

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  • 1.Stronami umowy dotyczącej udziału w Wydarzeniu jest Usługodawca i Usługobiorca. Umowa zawarta jest na czas jej wykonania (tj. do zakończenia Wydarzenia) i może być wypowiedziana w każdym czasie przez każdą ze stron ze skutkiem natychmiastowym. Do wypowiedzenia umowy potrzebne jest oświadczenie przesłane pocztą elektroniczną:
  • a.na adres [email protected] jeżeli umowę wypowiada Usługobiorca,
  • b.na adres Usługobiorcy podany w trakcie Rejestracji, jeżeli umowę wypowiada Usługodawca.
  • 2.Prawem właściwym dla wszystkich stosunków prawnych wynikających z niniejszego Regulaminu jest prawo polskie. Wszelkie spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy.

EVENT TERMS AND CONDITIONS

§ 1

DEFINED TERMS

Aon Skills Academy - series of educational events organized by the Service Provider for the persons who carry out the Registration

Registration - entering the Service Recipient's Personal Data (i.e. contact and identification details) by the Service Recipient into the Service Provider's database in order to take part in the Event

Service Provider - Aon sp. z o.o. with registered seat in Kraków, address: ul. Powstańców Wielkopolskich 13G, 30-707 Kraków, entered in the register of entrepreneurs of the National Court Register under the KRS number: 0000120065, whose documents are kept by the District Court for Kraków-Śródmieście in Kraków - XI Commercial Division of the National Court Register, with taxpayer identification NIP number 5261839365, share capital 19,977,500 PLN

Service Recipient - a natural person who has registered to take part in one or several events organized by the Service Provider as a part ot the series called Aon Skills Academy

Personal Data - information about a Service Recipient i.e. identified or identifiable living natural person (first name, surname, e-mail address, Service Recipient's image if it was recorded as a photo or as a footage during the Event) provided by the Service Recipient during Registration or recorded during the Event.

Event - educational meeting which is a part of th cycle called Aon Skills Academy and which is organized by the Service Provider in its premises

§ 2

GENERAL PROVISIONS

  • 1.The Service Provider has established these Regulations pursuant to Article 8 section 1 of the Act on the provision of electronic services. Under the terms of the Regulations, the Service Provider provides the Registration service to the Service Recipient.
  • 2.In the present Regulations the Service Provider has also established the rules of processing of Personal Data and the rules of participation in the Event.
  • 3.The Service Recipient declares that he/she has read the provisions and accepts them.

§ 3

REGISTRATION PURPOSE

  • 1.The purpose of Registration is to collect information about Service Recipients who want to take part in the Event.

§ 4

ADMISSION TO THE EVENT

  • 1.Admission to the Event takes place after the Service Recipient presents the admission ticket received from the Service Provider. If there is no ticket, the Service Provider has the right not to admit the person to the Event.

§ 5

PERSONAL DATA PROTECTION

  • 1.Service Provider is the controller of Personal Data.
  • 2.Personal Data is processed in order to organize the Event and to share the report on the Event.
  • 3.The legal basis for personal data processing is Article 6 (1(b)) GDPR because at the moment of Registration the Service Recipient concludes with the Service Provider a contract under the terms of which the Service Provider enables the Service Recipient to take part in the Event free of charge. If the Service Recipient agrees to be informed about the other events organized by the Service Provider then the legal basis for personal data processing is Article Article 6 (1(a)) GDPR.
  • 4.The Service Provider will transfer Personal Data to recipients (vendors) entrusted with the processing of personal data on behalf of and for the benefit of the Service Provider (e.g. the company handling the reception desk, Aon Group companies handling monitoring in the Service Provider's office, the supplier of the application used to carry out Registration).
  • 5.Personal Data may be transferred to third countries and international organizations insofar as entities established in these countries adequately protect personal data, i.e.
  • a.where the European Commission stated in the issued decision that the state sufficiently protects personal data or
  • b.where the data are transferred on the basis of other mechanisms ensuring level of protection similar to this one in EU. Such mechanisms include e.g. Standard Contractual Clauses or Binding Corporate Rules.
  • 6.Personal Data shall be processed during the effective period of the agreement and within one month following the end of the Event. If the Service Recipient expresses consent on being informed about the other events, then Personal Data shall be processed till the consent withdrawal.
  • 7.The Service Recipients have the right to:
  • a.access your personal data and receive a copy of your Personal Data being processed;
  • b.have your personal data rectified if they are incorrect;
  • c.withdraw consent to communication regarding other events at any time with only future effect request erasure of your data (the right to be forgotten) in case of circumstances provided for in Article 17 of GDPR;
  • d.request deletion of Personal Data (right to be forgotten) in cases provided for in Article 17 GDPR;
  • e.request restriction of processing of your data in cases provided for in Article 18 of GDPR;
  • f.object to processing your data in cases provided for in Article 21 of GDPR;
  • g.transmit the provided data that are processed automatically.
  • 8.If you think that your personal data is processed unlawfully, you may lodge a complaint with the supervisory authority (UODO (Personal Data Protection Office), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  • 9.Service Provider appointed the data protection officer who may be contacted via e-mail: [email protected]

§ 6

TECHNICAL REQUIREMENTS

  • 1.In order to take part in the Event, Service Recipient must have:
  • a.a working and properly configured e-mail (to receive the admission ticket for the Event and to receive the communication pertaining to the Event),
  • b.an electronic device with Internet access and any web browser (to carry out the Registration).

§ 7

SERVICE RECIPIENT'S LIABILITY

  • 1.During the Event, the Service Recipient has access only to the part of the office where the Event takes place. The Service Recipient is obliged to respect the equipment and facilities located at the Event venue.
  • 2.The Service Recipient who provided incorrect data during Registration, i.e. the e-mail address of a third party without the third party's knowledge and consent, may be liable for damages towards the Service Provider in the event that a third party files a claim against the Service Provider related to the use of Personal Data by the Service Provider..

§ 8

SERVICE PROVIDER'S LIABILITY

  • 1.The Service Provider is not liable to the Service User in the event of cancellation of the Event or postponement of its date.

§ 9

RECORDING OF THE EVENT

  • 1.The Service Provider has the right to record the course of the Event by recording a video or taking photos. The last two rows of seats at the Event will not be photographed or filmed, so the Service User may occupy them if they do not want their image to be recorded. The Service Provider will film or photograph the gathering of people participating in the Event. The Service Provider will not take individual photos or recordings. Therefore, the legal basis for the use of the image is Art. 81 sec. 2 subsec. 3 of the Polish copyrights act of 1994.
  • 2.At the entrance to the place where the Event takes place, there are CCTV cameras used by the Service Provider. The privacy notice regarding CCTV and the guest book is publicly displayed at the Service Provider's reception desk.

§ 10

COMPLAINT PROCEDURE

  • 1.The Service Recipient may submit a complaint by e-mail sent to [email protected] . The complaint will be handled within one month of its receipt. A response to the complaint will be sent to the e-mail address from which the complaint was sent.

§ 11

FINAL PROVISIONS

  • 1.The parties to the contract governing participation in the Event are the Service Provider and the Service Recipient. The contract is concluded for the time necessary to its performance i.e. till the end of the Event. The contract may be terminated at any time by either party with immediate effect. To terminate the contract, a statement sent by e-mail is required:
  • a.to the address [email protected] if the contract is terminated by the Service Recipient,
  • b.to the e-mail address of the Service Recipient provided during Registration, if the contract is terminated by the Service Provider.
  • 2.All legal relations arising from these Regulations shall be governed by Polish law. All disputes will be resolved by a common court competent for the registered office of the Service Provider.