Idzie NOWE! Marketing w Kulturze 2021

Regulamin uczestnictwa w wydarzeniu
Konferencja "Marketing w Kulturze. Komunikacja-trendy-praktyka 2021"

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy regulamin (w dalszej treści określany jako: "Regulamin") określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu - Konferencji "Marketing w Kulturze. Komunikacja - trendy - praktyka 2021", która odbędzie się̨ w dniach 11-12 maja 2021 roku w Gdańsku (w dalszej treści określana jako: "Konferencja"), która odbywa się w całości online, w tym zasady rejestracji uczestników poprzez serwis internetowy Konferencji dostępny pod adresem: marketingwkulturze.ikm.gda.pl (w dalszej treści określany jako: "Serwis Internetowy Konferencji") oraz zasady dokonywania opłaty za uczestnictwo.

2. Organizatorem Konferencji jest Instytut Kultury Miejskiej - samorządowa instytucja kultury z siedzibą w Gdańsku, ul. Długi Targ 39/40, 80-830 Gdańsk. NIP: 5833123864, REGON: 221188030 (w dalszej treści określany jako: "Organizator").

3. Uczestnikiem Konferencji jest osoba, która zgłosiła swoje uczestnictwo w Konferencji w sposób opisany w Regulaminie poprzez dokonanie Zgłoszenia na zasadach określonych poniżej (w dalszej treści określany jako: "Uczestnik").

4. Przez "Umowę̨" rozumie się̨ umowę̨ zawartą pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem, w której Organizator zobowiązuje się̨ do zorganizowania Konferencji, zapewnienia Uczestnikowi udziału w wybranych przez uczestnika prelekcjach i wydarzeniach towarzyszących oraz materiałów konferencyjnych, a Uczestnik zobowiązuje się̨ do: dokonania opłaty za udział w Konferencji (w dalszej treści określana jako: "Opłata za Bilet").

5. Niniejszy Regulamin znajduje odpowiednie zastosowanie także do osób, które wygłoszą̨ podczas Konferencji prelekcję na wybrany przez Organizatora temat (w dalszej treści określani jako: "Prelegenci").

6. Agentem obsługującym sprzedaż̇ biletów w imieniu i na rzecz Organizatora jest spółka EventLabs Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, al. Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem 0000323662, REGON: 141794203, NIP: 5213529520 reprezentowaną przez: Barbarę Piasek, pod adresem https://app.evenea.pl/event/marketingwkulturze2021...

7. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (j.t. Dz.U. z 2019r., poz. 2171).

II. ZAWARCIE UMOWY. ZGŁOSZENIE I OPŁATA ZA BILET

1. ZGŁOSZENIE: Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest dokonanie przez osobę̨ zainteresowaną udziałem w Konferencji zgłoszenia (w dalszej treści określane jako: "Zgłoszenie") polegającego na:

1.1. dokonaniu najpóźniej do dnia 4 maja 2021 r. rejestracji dostępnej pod linkiem marketingwkulturze.ikm.gda.pl poprzez zarezerwowanie wybranego biletu i uzupełnienie formularza rejestracyjnego (w dalszej treści określana jako: "Formularz Rejestracyjny"),

1.2. kliknięcie przycisku "Kupuję",

1.3. dokonanie Opłaty za Bilet wybraną metodą płatności spośród metod wskazanych w Regulaminie i udostępnionych przez Agenta, zgodnie z punktem II.4

2. Zgłoszenia mogą̨ być́ składane i realizowane przez całą dobę̨, we wszystkie dni tygodnia. 3. Warunkiem dokonania Zgłoszenia jest podanie w trakcie uzupełniania w Formularzu Rejestracyjnym danych Uczestnika tj.: imię̨, nazwisko, adres, nazwa reprezentowanej instytucji, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, miejsce zamieszkania. Uczestnicy zobowiązują̨ się̨ do podania w Formularzu Rejestracyjnym danych prawdziwych i zgodnych ze stanem rzeczywistym.

4. OPŁATA: W celu dokonania Opłaty za Bilet Uczestnik wybiera metodę̨ płatności spośród następujących metod płatności:

4.1. bezpośrednio na numer rachunku bankowego Organizatora,

4.2. zapłaty on-line za pośrednictwem systemu Evenea udostepniającego płatności PayPal i karty kredytowej,

4.3 Dostępne formy płatności za pośrednictwem Evenea: Karty płatnicze: Visa, Visa Electron, MasterCard, MasterCard Electronic, Maestro, Płatności online, BLIK, Alior Raty.

4.4 Płatnością̨ off-line, która polega na tym, iż̇ składający zamówienie otrzyma wiadomość́, na adres e-mail podany w Formularzu Rejestracyjnym, zawierający dane do dokonania przelewu, który powinien być́ zrealizowany w banku. Uczestnik otrzymuje Bilet w chwili zaksięgowania płatności na koncie Organizatora.

4.4. W przypadku płatności kartą termin dostawy liczy się̨ od momentu pozytywnej autoryzacji transakcji.

4.5. W przypadku wystąpienia konieczności zwrotu środków za transakcję dokonaną przez Uczestnika kartą płatniczą za pośrednictwem serwisu Evena Organizator dokonana zwrotu na rachunek bankowy przypisany do karty płatniczej Zamawiającego/Uczestnika.

5. DORĘCZENIE BILETU: Zakupiony i opłacony Bilet będący jednocześnie potwierdzeniem dokonania Zgłoszenia jest doręczany Uczestnikowi w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w Formularzu Rejestracyjnym. Konferencja organizowana jest w formie online, wobec czego weryfikacja, czy Uczestnik dokonał zakupu biletu weryfikowana jest w następujący sposób: na adres e-mail podany w rejestracji przekazywany jest kod dostępu do platformy online.

6. ZAWARCIE UMOWY: Dokonanie Zgłoszenia przez Uczestnika i otrzymanie potwierdzenia, o którym mowa w pkt II.5 powyżej stanowi zawarcie prawnie wiążącej Umowy.

7. Zgłoszenia należy dokonać́ najpóźniej do dnia 4 maja 2021 r. Organizator dopuszcza możliwość́ wcześniejszego zakończenia Rejestracji w sytuacji, gdy wszystkie Bilety na Konferencję w liczbie 900 sztuk zostaną̨ wyprzedane przed tą datą, o czym Organizator poinformuje w Serwisie Internetowym Konferencji.

• Bilet na konferencję z VAT: 162,60 zł + 23% VAT = 200 zł brutto
• Bilet na jeden warsztat zwolniony z VAT: 100,00 zł (zwolnienie dla osób z publicznych instytucji kultury dostępne po przesłaniu wypełnionego formularza o zwolnieniu z VAT na adres elektroniczny [email protected]),
• Bilet na jeden warsztat z VAT: 100,00 +23%VAT = 123 zł brutto
• Bilet na warsztat warsztat Google Ads z VAT: 200 zł + 23%VAT=246 zł brutto
• Bilet na warsztat Google Ads zwolniony z VAT: 200 zł.  (zwolnienie dla osób z publicznych instytucji kultury dostępne po przesłaniu wypełnionego formularza o zwolnieniu z VAT na adres elektroniczny [email protected]),

Każdy uczestnik może kupić jeden bilet na konferencję i maksymalnie dwa bilety na warsztat.

9. Podane w Cenniku ceny są cenami brutto, tj. zawierają̨ wszystkie opłaty, podatki w tym podatek od towarów i usług.

10. Cena obejmuje:

a) udział w Konferencji w dniach 11-12 maja 2021

b) dostęp do platformy konferencyjnej do 30.09.2021

c) materiały konferencyjne (prezentacje PDF, paczkę startową dla 450 pierwszych zapisanych osób)

d) a także, w przypadku wybrania określonego Biletu, udział w wybranych webinarach w dniach 11-12 maja 2021

11. Cena nie obejmuje kosztów dojazdu na Konferencję, kosztów zakwaterowania ani innych kosztów poniesionych przez Uczestnika związanych z uczestnictwem w Konferencji - koszty, związane z ew. potrzebami uczestnika w zakresie miejsca oglądania konferencji, pokrywa indywidualnie Uczestnik.

12. Konferencja odbywa się w trybie zdalnym - transmisji online, bez udziału publiczności w miejscu odbywania się streamingu na żywo.

13. Zgłoszenie udziału w sposób określony w niniejszym Dziale przez Uczestnika jest równoznaczne z przyjęciem do wiadomości i zaakceptowaniem Regulaminu, cennika oraz warunków uczestnictwa w Konferencji.

14. Faktury PRO-FORMA wysyłane są̨ wyłącznie na podany w Formularzu Rejestracyjnym adres e-mail.

15. Faktury VAT wystawione są̨ w oparciu o dane podane w Formularzu Rejestracyjnym oraz wysyłane są̨ na adres e-mail podany w Formularzu Rejestracyjnym. Faktury VAT wystawiane są̨ po wyborze w Formularzu Rejestracyjnym opcji "chcę otrzymać́ fakturę̨".

16. ZWROTY: Bilety na konferencję nie podlegają zwrotom. Uczestnik może przekazać swój imienny bilet innej osobie. Należy powiadomić o tym organizatorów mailowo ([email protected]) w terminie do 4 maja 2021 roku.

16. REKLAMACJE: Wszelkie reklamacje Uczestników wobec Organizatora powinny być́ przesłane na następujący adres e-mail przedstawiciela Organizatora: [email protected] w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 21 dni od jej otrzymania.

III. ORGANIZACJA KONFERENCJI

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do Formularza Rejestracyjnego przez Uczestnika błędnych danych.

2. WIZERUNEK: Przebieg Konferencji online prowadzonej w studiu, skąd będzie nadawana, będzie rejestrowany w formie fotografii i filmów przez podmiot zewnętrzny działający na zlecenie Organizatora.

Uczestnik nie ma obowiązku łączenia się poprzez kamerę okazując swój wizerunek. Wizerunek Uczestnika będzie utrwalany przez Organizatora w trakcie popołudniowych webinarach (warsztatach). Warsztaty będą zarejestrowane i dostępne wyłącznie dla uczestników danego spotkania.

3. Jednocześnie Organizator zastrzega, że filmowanie, fotografowanie i nagrywanie Konferencji bez zgody Organizatora jest zabronione. Organizator nie ponosi odpowiedzialności w przypadku, gdy utrwalenie i wykorzystanie wizerunku (a także imienia, nazwiska, wypowiedzi, głosu) nastąpiło bez jego zgody.

4. Poprzez akceptację Regulaminu Uczestnik, który wskaże w Formularzu Rejestracyjnym, że reprezentuje firmę̨ (przedsiębiorcę, osobę prawną) wyraża Organizatorowi zgodę̨ na publikowanie w Serwisie Internetowym Konferencji oraz na fanpage Organizatora w portalu Facebook nazwy firmy reprezentowanej przez tego Uczestnika wraz z nazwą zajmowanego przez niego w tej firmie stanowiska. Odpowiedzialność́ za wyrażenie zgody na powyższe działania Organizatora ponosi wyłącznie Uczestnik i w przypadku zwrócenia się̨ z jakimikolwiek roszczeniami przez firmę̨, która wskazał, jako tę którą reprezentuje, Uczestnik zobowiązuje się̨ do zaspokojenia wszelkich roszczeń́ związanych z udzieloną przez niego zgodą skierowanych przez firmę̨ do Organizatora Konferencji.

5. Uczestnik zobowiązuje się̨ do oglądania konferencji na żywo we wskazanym przez Organizatora terminie. W przypadku niemożności oglądania wydarzenia na żywo, dostęp zagwarantowany jest przez do 30 września 2021 roku. Organizator, w przypadku nieobejrzenia przez Uczestnika konferencji na żywo, nie ma obowiązku zwrotu opłaty za Bilet ani częściowo ani w całości.

6. REZYGNACJA: W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji można wskazać́ innego uczestnika na miejsce Uczestnika, który rezygnuje z Uczestnictwa pod warunkiem akceptacji przez nowego uczestnika postanowień́ niniejszego Regulaminu. Zgłoszenia rezygnacji, a także zgłoszenia innej osoby na miejsce rezygnującego Uczestnika należy dokonać́ pisemnie na adres e-mail: [email protected]. najpóźniej do dnia 4 maja 2021 r.

7. ODWOŁANIE KONFERENCJI: Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia terminu Konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora oraz dokonywania ewentualnych zmian w programie udostępnionym w Serwisie Internetowym Konferencji. Z tego tytułu Uczestnikowi nie przysługują̨ względem Organizatora jakiekolwiek roszczenia. Organizator zobowiązuje się̨ przy tym do publikacji w Serwisie Internetowym Konferencji aktualnych informacji dotyczących Konferencji.

8. W przypadku odwołania Konferencji przez Organizatora Uczestnikowi zwracana jest Opłata za Bilet. W przypadku zmiany terminu Organizator zwróci Opłatę̨ wyłącznie Uczestnikowi, który zrezygnuje z udziału w Konferencji, w sposób określony w punkcie III.6 Regulaminu.

9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności w przypadku odwołania Konferencji, zmiany terminu lub miejsca konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora (zdarzenia siły wyższej np. pożar, kataklizm, itp.).

IV. DANE OSOBOWE

1. Administratorem danych osobowych jest Organizator Konferencji, który zobowiązuje się̨ do zastosowania przy przetwarzaniu danych osobowych Uczestników Konferencji środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę̨ danych zgodnie z normami zawartymi w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: "RODO"), ustawie o ochronie danych osobowych oraz innych przepisów prawa krajowego. W sprawie danych prosimy o kontakt listownie na adres Organizatora bądź poprzez email: [email protected]

2. Rejestracja - Zgłoszenie do udziału w Konferencji jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych Uczestnika do celów związanych ze zorganizowaniem Konferencji.

3. Dzięki dodatkowym danym adresowym pierwsze 450 osób otrzyma pakiet startowy, Dane adresowe przetwarzamy celem wysyłki faktur.

4. Dokonana płatność jest potwierdzeniem chęci uczestnictwa w Konferencji. Na tym etapie przetwarzamy dane celem dalszego organizowania i przeprowadzenia Konferencji. Archiwizujemy dane zgodnie z wymaganiami księgowo-podatkowymi bądź ustaniem ewentualnych roszczeń.

5. Na każdym etapie prowadzonej korespondencji w sprawie Konferencji także przetwarzane są podane dane i archiwizowane do ustania czasu ewentualnych roszczeń.

6. Za osobną zgoda przedstawimy zapowiedzi konferencji organizowanej w 2022 r. Dane kontaktowe będą przetwarzane do wysłania zapowiedzi

7. Odbiorcami danych mogą być zaufani partnerzy zgodnie z etapem Konferencji:

• Na etapie Rejestracji będzie to serwis internetowy Evenea wspierający procesy organizacji wydarzeń, rejestracji uczestnictwa, sprzedaży biletów i automatycznego fakturowania przez Organizatora. Więcej: https://app.evenea.pl/regulaminy
• na etapie zapłaty on-line Odbiorcą będą, za pośrednictwem systemu Evenea udostepniającego wybranej formy płatności PayPal i karty kredytowej lub Karty płatnicze: Visa, Visa Electron, MasterCard, MasterCard Electronic, Maestro, Płatności online, BLIK, Alior Raty.
• na etapie trwania warsztatów Konferencji będzie rejestrowany wizerunek w formie fotografii i filmów przez podmiot zewnętrzny działający na zlecenie Organizatora
• Ponadto odbiorcami będą nasi zaufani dostawcy usług histongowych, prawnych.