(Un)common Ground - Art & Business Conference

(zasady przetwarzania danych osobowych)

Bezpieczeństwo i poufność Państwa danych jest dla nas priorytetem. Zapewniamy, że zawsze dokładaliśmyi będziemy dokładać wszelkich starań aby zapewnić ochronę Waszych danych, poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, w tym stosowanie odpowiedniej ochrony podczas projektowania nowych usług i rozwiązań.

Niniejszy regulamin służy poinformowaniu klientów i stron zainteresowanych o celu, zakresie i kategoriach przetwarzania ich danych osobowych, czasie przetwarzania danych oraz o przysługujących im prawach, zgodnie z obowiązującym od 25 maja 2018r. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO).

Administrator danych

Administratorem Państwa Danych jest Fundacja Artystyczna Podróż Hestii z siedzibą w Sopocie 81-731 Sopot, ul. Hestii 1 wpisana jest do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS0000518962 o numerze NIP 5851469283 i numerze REGON 222134421 ustanowiona została aktem notarialnym z dnia 30.06.2014 w kancelarii notarialnej Anny Tarasiuk przez Sopockie Towarzystwo Ubezpieczeń ERGO Hestia Spółka Akcyjna z siedzibą w Sopocie.

Jako Administrator Danych, jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa Państwa danych osobowych i ich wykorzystywania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wszelkich dodatkowych informacji możecie Pastwo zasięgnąć pod adresem [email protected] lub listownie na adres podany jako adres siedziby fundacji.

Bezpieczeństwo danych

W celu zagwarantowania bezpieczeństwa Państwa danych, przeprowadziliśmy Ocenę Skutków Przetwarzania danych osobowych uwzględniając ryzyka związane z ich przetwarzaniem oraz analizę ryzyka dla stosowanych przez nas zabezpieczeń. Aktualnie stosujemy wysokiej klasy, sprawdzone zabezpieczenia prewencyjne oraz mechanizmy monitorujące sposoby przetwarzania, przepływy oraz dostępu do posiadanych informacji, tak aby móc zagwarantować, że przetwarzanie danych odbywa się nie tylko zgodnie z prawem ale również zgodnie z najlepszymi praktykami w dziedzinie zabezpieczania danych i systemów informatycznych. Państwa dane pozostające w naszych zasobach nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (UE).

Kategorie zbieranych danych osobowych

Przetwarzane przez nas kategorie danych osobowych to dane osobowe, które pochodzą bezpośrednio od osób zainteresowanych (lub zostały nam przekazane w ich imieniu) lub dane osobowe, które zostały zebrane ze źródeł publicznie dostępnych, w szczególności: imię i nazwisko, adres e-mail, telefon kontaktowy, adres korespondencyjny. Aktualnie, w związku z prowadzoną przez nas działalnością informujemy, że przetwarzamy (lub możemy przetwarzać) dane osobowe w następujących procesach:

• Dane osobowe naszych klientów oraz osób wskazanych do kontaktu
  
  Przetwarzanie danych jest wymagane w celu świadczenia wszystkich naszych usług na jak najwyższym poziomie, na podstawie i w zakresie zawartych z naszymi klientami umów lub zleceń. Odmowa podania tych danych uniemożliwia zawarcie umów lub przyjmowanie zleceń. Wszystkie informacje dotyczące konkretnych osób lub klientów będziemy przetwarzali przez okres świadczenia umowy oraz pięć lat po jego wygaśnięciu, (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

• Dane osób zainteresowanych współpracą z namiPrzetwarzanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu nawiązywania współpracy z nowymi klientami, na wniosek osób zainteresowanych naszą ofertą, wyłącznie przez okres trwania negocjacji i rozmów handlowych. Wszelkie dane w tym zakresie posiadamy wyłącznie za Państwa zgodą oraz w podanym przez Was zakresie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
  
  
• Dane osobowe naszych podwykonawców oraz osób wskazanych do współpracy.
  
  Przetwarzanie danych jest konieczne w celu możliwości świadczenia usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz prawidłowej współpracy z podwykonawcami. Odmowa podania danych uniemożliwia realizację tych celów. Wszystkie informacje dotyczące konkretnych osób lub klientów będziemy przetwarzali przez okres świadczenia umowy oraz dziesięć lat po jej wygaśnięciu, jednak nie krócej niż wymagają tego przepisy prawa (o ile takie mają zastosowanie), (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  
  
• Dane wykorzystywane do newsletterów i marketingu
  
  Przetwarzanie danych jest dobrowolne. Informacje z newsletterów otrzymujecie Państwo od nas wyłącznie w sytuacji wyrażenia zgody na ich otrzymywanie poprzez zapisanie się do listy. Dane osobowe będziemy przetwarzać w celach marketingowych i informacyjnych do czasu wycofania przez Państwa zgody, (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
  
  
• Informacje o kontrahentach
  
  Przetwarzanie danych jest konieczne w celu wywiązania się z obowiązków prawnych, takich jak np. ustawa o rachunkowości i to te przepisy stanowią podstawę do przetwarzania przez nas danych przez okres sześciu lat (zgodnie z aktualnym stanem prawnym pięć pełnych lat). Odmowa podania danych uniemożliwia zawarcie umowy, (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  
  
• Informacje o naszych pracownikach oraz kandydatach do pracy.
  
  Przetwarzanie danych jest konieczne w celu wywiązania się z obowiązków prawnych, takich jak np. ustawa kodeks pracy i to te przepisy stanowią podstawę do przetwarzania przez nas danych przez okres wymagany prawem. Odmowa podania danych uniemożliwia zawarcie umowy, (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  
  Dane dotyczące kandydatów do pracy posiadamy dzięki wyrażonym nam zgodom i przetwarzamy przez czas prowadzenia rekrutacji. Niemniej w sytuacji kiedy wyrażacie Państwo zgodę na potrzeby przyszłych rekrutacji możemy je zatrzymać na okres jednego roku (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
  
  
• Monitoring
  
  Dane pochodzące z monitoringu wizyjnego przetwarzamy w celu ochrony osób i mienia, uważając to za swój usprawiedliwiony cel. Wszystkie zbierane w ten sposób dane przechowywane są przez okres jednego miesiąca, (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  
  
• Kontaktu mailowy lub za pomocą formularza Przetwarzanie danych jest wymagane w celu umożliwienia świadczenia usług, w przypadku udzielania odpowiedzi naszym klientom i kontrahentom na pytania zadane za pośrednictwem poczty e-mail, sms-ów i telefonicznie. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Polityka dotycząca korzystania z profilowania

• administrator informuje, że może on korzystać z profilowania dla celów marketingowych, ale decyzje podejmowane na jego podstawie przez Administratora nie dotyczą zawarcia lub odmowy zawarcia umowy czy realizacji zamówienia.

• efektem korzystania z profilowania w Serwisie może być np. przyznanie rabatu czy przesłanie propozycji zakupów, które mogą odpowiadać preferencjom danej osoby. W każdym przypadku to dana osoba podejmuje decyzję, czy będzie chciała skorzystać z otrzymanych propozycji.

Udostępnianie danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• upoważnionym pracownikom i współpracownikom administratora oraz podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora m.in. agencji [vi:], odpowiedzialnej za organizacje i przeprowadzanie transmisji online wydarzenia, dostawcy usług IT, firmy rachunkowo-księgowe, prawne i doradcze, - wyłącznie na podstawie odpowiedniej umowy;
• kurierzy, przewoźnicy, firmy transportowe i uczestniczące w procesie wysyłki - w zakresie niezbędnym do zrealizowania zamówienia na rzecz Klienta;
• podmiotom realizującym wsparcie techniczne lub organizacyjne oraz podmioty uprawione na podstawie przepisów prawa.

W każdym z wymienionych przypadków staramy się, aby posiadane przez nas dane były aktualne i poprawne, a mając na uwadze Państwa prywatność wszystkie informacje stanowiące dane osobowe minimalizujemy w stopniu umożliwiającym nam ich prawidłowe przetwarzanie.

Prawa osób w zakresie danych osobowych

Na każdym etapie przetwarzania przez nas danych, mają Państwo prawo do:

• dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych;
• modyfikacji i poprawienia swoich danych, w tym jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania;
• całkowitego usunięcia swoich danych (,,prawo do bycia zapomnianym"), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwskazania prawne;
• niepodlegania automatycznym decyzjom opartym na profilowaniu;
• wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzanych danych osobowych (w tym wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem);
• przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową;
• wniesienia skargi. Skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych można złożyć do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

W celu zapewnienia prawidłowej obsługi Państwa zapytań oraz zachowania należytej staranności podczas ich obsługi możecie Państwo wystąpić z wnioskiem o realizację swoich praw kierując korespondencję w tej sprawie na adres [email protected] . Każdy złożony przez Państwa wniosek rozpatrywany jest indywidualnie i w stosunku do obowiązujących przepisów prawa. Przypominamy, że możliwość skorzystania z konkretnego uprawnienia może zależeć od podstawy prawnej, wykorzystywanej w ściśle określonym celu przetwarzania Państwa danych oraz, np. czy przetwarzanie danych nie jest uzależnione od wykonania umowy lub usługi. Państwa wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie miesiąca od ich otrzymania, niemniej możliwe jest, że z uwagi na charakter wniosku nie będziemy w stanie dotrzymać tego terminu, w takiej sytuacji zostaną Państwo powiadomieni o zaistniałym opóźnieniu oraz jego przyczynach. Analogicznie, gdyby zaszły takie okoliczności poinformujemy Państwa o powodach odmowy przyjęcia i realizacji wniosku. Informujemy, że pierwszy wniosek jest realizowany bez opłat, niemniej w sytuacji kiedy Państwa wnioski byłyby nieuzasadnione lub nadmierne, zastrzegamy sobie prawo do pobierania opłaty za ponowne udzielenie informacji. O wysokości opłaty, lub jakichkolwiek innych przyczynach przez wzgląd na które nie będziemy w stanie zrealizować Państwa wniosku zostaniecie Państwo bezzwłocznie poinformowani. Dodatkowo, w celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji, w sytuacji kiedy nie będziemy w stanie prawidłowo Państwa zidentyfikować jako osoby upoważnione do odbioru danych zastrzegamy sobie prawo do zmiany sposobu dostarczenia informacji, o czym zostaniecie Państwo poinformowani. W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, Administrator Danych dokona bezpośredniego przesłania tych danych do innego Administratora Danych, o ile będzie istniała taka techniczna możliwość. Osoba wnioskująca o realizację tego prawa zostanie poinformowana o decyzji co do możliwości przeniesienia.

Dodatkowe informacje

Niniejsze Zasady obowiązują od dnia 25 maja 2018r. do odwołania i realizują obowiązek prawny wynikający z art. 13 - 14 RODO. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w obowiązujących zasad, zawsze w celu poprawy jakości świadczonych przez nas usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności.

Bardzo dziękujemy za zapoznanie się z naszą polityką prywatności

Fundacja Artystyczna Podróż Hestii