Konferencja Marketing w Kulturze i Forum Kultury Cyfrowej 2023

Regulamin uczestnictwa w wydarzeniu

"Marketing w Kulturze + Forum Kultury Cyfrowej 2023"

I. DEFINICJE

1. Niniejszy regulamin (w dalszej treści określany jako "Regulamin") określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu Marketing w Kulturze + Forum Kultury Cyfrowej 2023, które odbędzie się w dniach 25-27 października 2023 roku w Gdańsku w formule hybrydowej (w dalszej treści określanym jako "Konferencja"), w tym zasady rejestracji uczestników i uczestniczek poprzez serwis internetowy konferencji dostępny pod adresem: www.marketingwkulturze.pl (w dalszej treści określany jako "Serwis Internetowy Konferencji").

2. Organizatorem Konferencji jest: Instytut Kultury Miejskiej z siedzibą w Gdańsku, ul. Długi Targ 39/40, 80-830 Gdańsk. NIP: 5833123864, REGON: 221188030 (w dalszej treści określany jako "Organizator").

3. Uczestnikiem/Uczestniczką Konferencji jest osoba, która zgłosiła swoje uczestnictwo w Konferencji poprzez dokonanie zgłoszenia na zasadach określonych w Regulaminie (w dalszej treści określana jako "Uczestnik/Uczestniczka").

4. Niniejszy Regulamin znajduje odpowiednie zastosowanie także do osób, które wygłoszą podczas Konferencji prelekcję na wybrany przez Organizatora temat, poprowadzą warsztat lub zorganizują wizytę studyjną (w dalszej treści określani jako "Prelegenci").

5. Agentem obsługującym sprzedaż̇ biletów w imieniu i na rzecz Organizatora jest spółka EventLabs Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, al. Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem 0000323662, REGON: 141794203, NIP: 5213529520 reprezentowana przez: Barbarę Piasek, https://app.evenea.pl/event/marketingwkulturze2023/ (w dalszej treści określana jako "Agent").

6. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 23 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (j.t. Dz.U. z 2023r., poz. 616 ze zm.).

II. ZAWARCIE UMOWY. ZGŁOSZENIE I OPŁATA ZA BILET

1. ZGŁOSZENIE: Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest dokonanie przez osobę̨ zainteresowaną udziałem w Konferencji zgłoszenia (w dalszej treści określane jako: "Zgłoszenie") polegającego na:

1.1. dokonaniu najpóźniej do dnia 6. października 2023 r. rejestracji dostępnej pod linkiem marketingwkulturze.ikm.gda.pl poprzez zarezerwowanie wybranego biletu i uzupełnienie formularza rejestracyjnego (w dalszej treści określany jako: "Formularz Rejestracyjny"),

1.2. kliknięcie przycisku "Kupuję",

1.3. dokonanie Opłaty za Bilet wybraną metodą płatności spośród metod wskazanych w Regulaminie i udostępnionych przez Agenta, zgodnie z punktem II.4

2. Zgłoszenia mogą̨ być́ składane i realizowane przez całą dobę̨, we wszystkie dni tygodnia.

3. Warunkiem dokonania Zgłoszenia jest podanie w trakcie uzupełniania w Formularzu Rejestracyjnym danych Uczestnika/Uczestniczki tj.: imię̨, nazwisko, adres, nazwa reprezentowanej instytucji, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, miejsce zamieszkania. Uczestnicy zobowiązują̨ się̨ do podania w Formularzu Rejestracyjnym danych prawdziwych i zgodnych ze stanem rzeczywistym.

4. OPŁATA: W celu dokonania Opłaty za Bilet Uczestnik wybiera metodę̨ płatności spośród następujących metod płatności:

4.1. bezpośrednio na numer rachunku bankowego Organizatora,

4.2. zapłaty on-line za pośrednictwem systemu Evenea udostepniającego płatności PayPal i karty kredytowej,

4.3 Dostępne formy płatności za pośrednictwem Evenea: Karty płatnicze: Visa, Visa Electron, MasterCard, MasterCard Electronic, Maestro, Płatności online, BLIK, Alior Raty.

4.4. W przypadku płatności kartą termin dostawy liczy się̨ od momentu pozytywnej autoryzacji transakcji.

4.5. W przypadku wystąpienia konieczności zwrotu środków za transakcję dokonaną przez Uczestnika/Uczestniczkę kartą płatniczą za pośrednictwem serwisu Evena Organizator dokona zwrotu na rachunek bankowy przypisany do karty płatniczej Uczestnika/Uczestniczki.

5. DORĘCZENIE BILETU: Zakupiony i opłacony Bilet będący jednocześnie potwierdzeniem dokonania Zgłoszenia jest doręczany Uczestnikowi/Uczestniczce w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w Formularzu Rejestracyjnym. Konferencja organizowana jest w formie offline i online, wobec czego weryfikacja, czy Uczestnik/Uczestniczka dokonał zakupu biletu weryfikowana jest w następujący sposób: na adres e-mail podany w rejestracji przekazywany jest kod dostępu do platformy online.

6. ZAWARCIE UMOWY: Dokonanie Zgłoszenia przez Uczestnika i otrzymanie potwierdzenia, o którym mowa w pkt II.5 powyżej stanowi zawarcie prawnie wiążącej Umowy.

7. Zgłoszenia należy dokonać́ najpóźniej do dnia 6 października 2023 r. Organizator dopuszcza możliwość́ wcześniejszego zakończenia Rejestracji w sytuacji, gdy wszystkie Bilety na Konferencję w liczbie 180 sztuk zostaną̨ wyprzedane przed tą datą, o czym Organizator poinformuje w Serwisie Internetowym Konferencji.

8. CENNIK: Aktualny cennik (dalej: "Cennik") Biletów dostępny jest na stronie internetowej www.marketingwkulturze.ikm.gda.pl. Są to następujące ceny:

Bilet na Konferencję z VAT:

Dwa dni: 350 zł + 23% VAT = 430,50 zł brutto

Jeden dzień: 200 zł + 23% VAT = 246 zł brutto

Bilet na jeden warsztat zwolniony z VAT: 300 zł (zwolnienie dla osób z publicznych instytucji kultury dostępne po przesłaniu wypełnionego formularza o zwolnieniu z VAT na adres elektroniczny [email protected]).

Bilet na jeden warsztat z VAT: 300,00 +23%VAT = 369 zł brutto

Bilet online - dostęp do transmisji online na żywo - 150 zł + 23% = 184,50 zł brutto

Każdy Uczestnik/Uczestniczka może kupić jeden bilet na Konferencję i maksymalnie dwa bilety na warsztat.

9. Podane w Cenniku ceny są cenami brutto, tj. zawierają̨ wszystkie opłaty, podatki w tym podatek od towarów i usług.

10. Cena obejmuje:

a) udział w Konferencji w dniach 25-27 października 2023 (udział w konkretnych dniach/warsztatach wg rodzaju zakupionego biletu)

b) dostęp do streamingu online 25-26.10.2023 - dla osób, które wykupią odpowiednie bilety.

c) materiały konferencyjne (prezentacje, upominek).

11. Cena nie obejmuje kosztów dojazdu na Konferencję, kosztów zakwaterowania ani innych kosztów poniesionych przez Uczestnika/Uczestniczkę związanych z uczestnictwem w Konferencji - koszty, związane z ew. potrzebami Uczestnika/Uczestniczki w zakresie miejsca oglądania Konferencji, pokrywa indywidualnie Uczestnik/Uczestniczka.

12. Konferencja odbywa się w trybie hybrydowym - transmisji online, bez udziału publiczności w miejscu odbywania się streamingu na żywo oraz wydarzenia stacjonarnego odbywającego się w siedzibie Organizatora przy ul. Długi Targ 39/40 w Gdańsku.

13. Zgłoszenie udziału w sposób określony w niniejszym Dziale przez Uczestnika/Uczestniczkę jest równoznaczne z przyjęciem do wiadomości i zaakceptowaniem Regulaminu, Cennika oraz warunków uczestnictwa w Konferencji.

14. Faktury PRO-FORMA wysyłane są̨ wyłącznie na podany w Formularzu Rejestracyjnym adres e-mail.

15. Faktury VAT wystawione są̨ w oparciu o dane podane w Formularzu Rejestracyjnym oraz wysyłane są̨ na adres e-mail podany w Formularzu Rejestracyjnym. Faktury VAT wystawiane są̨ po wyborze w Formularzu Rejestracyjnym opcji "chcę otrzymać́ fakturę̨".

16. ZWROTY: Bilety na Konferencję nie podlegają zwrotom. Uczestnik/Uczestniczka może przekazać swój imienny bilet innej osobie. Należy powiadomić o tym Organizatora mailowo ([email protected]) w terminie do 6 października 2023 roku.

17. REKLAMACJE: Wszelkie reklamacje Uczestników/Uczestniczek wobec Organizatora powinny być przesłane na następujący adres e-mail przedstawiciela Organizatora: [email protected] nieprzekraczalnym terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.

III. ORGANIZACJA KONFERENCJI

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do Formularza Rejestracyjnego przez Uczestnika/Uczestniczkę błędnych danych.

2. WIZERUNEK: Przebieg Konferencji będzie rejestrowany w formie fotografii i filmów przez podmiot zewnętrzny działający na zlecenie Organizatora.

2.1 Akceptacja niniejszego Regulaminu jest równoznaczna z wyrażeniem przez Uczestnika/Uczestniczkę zgody na utrwalenie i wykorzystanie przez Organizatora wizerunku Uczestnika/Uczestniczki utrwalonego w trakcie Konferencji przez Organizatora lub podmioty działające na zlecenie i za zgodą Organizatora. Zgoda powyższa obejmuje w szczególności utrwalenie wizerunku Uczestnika/Uczestniczki na dowolnym nośniku, w dowolnej formie, w tym w postaci zdjęć i materiałów wideo oraz wykorzystanie utrwalonego wizerunku w celach komercyjnych, handlowych, marketingowych, reklamowych i promocyjnych (w tym w mediach społecznościowych, artykułach prasowych i materiałach reklamowych Konferencji) związanych pośrednio lub bezpośrednio z działalnością Organizatora w Polsce i poza granicami Polski podejmowanych przez Organizatora lub osoby trzecie działające w porozumieniu z Organizatorem.

2.2. Powyższa zgoda obejmuje także wykorzystanie wizerunku, imienia i nazwiska, stanowiska służbowego, głosu i wypowiedzi udzielonych dobrowolnie przez Uczestnika/Uczestniczkę w trakcie Konferencji (np. w formie wywiadu przed kamerą). Jednocześnie Organizator zastrzega, że filmowanie, fotografowanie i nagrywanie Konferencji bez zgody Organizatora jest zabronione. Organizator nie ponosi odpowiedzialności w przypadku, gdy utrwalenie i wykorzystanie wizerunku (a także imienia, nazwiska, wypowiedzi, głosu) nastąpiło bez jego zgody.

2.3. Poprzez akceptację Regulaminu Uczestnik/Uczestniczka, który/-a wskaże w Formularzu Rejestracyjnym, że reprezentuje określoną instytucję/organizację wyraża Organizatorowi zgodę na publikowanie w Serwisie Internetowym Konferencji oraz na fanpage'ach Organizatora w portalu Facebook nazwy instytucji/organizacji reprezentowanej przez tego/tą Uczestnika/Uczestniczkę wraz z nazwą zajmowanego przez niego/nią w tej instytucji/organizacji stanowiska. Odpowiedzialność za wyrażenie zgody na powyższe działania Organizatora ponosi wyłącznie Uczestnik/Uczestniczka i w przypadku zwrócenia się z jakimikolwiek roszczeniami przez instytucję/organizację, którą wskazał/-a, jako tę którą reprezentuje, Uczestnik/Uczestniczka zobowiązuje się do zaspokojenia wszelkich roszczeń skierowanych przez instytucję/organizację do Organizatora Konferencji, związanych z udzieloną przez niego/nią zgodą.

3. Uczestnik/Uczestniczka zobowiązuje się do punktualnego przybycia na Konferencję. W przypadku spóźnienia się możliwość udziału w Konferencji może być ograniczona.

4. Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji osób, które pojawią się w rejestracji Konferencji celem odbioru identyfikatora uprawniającego do udziału w Konferencji pod kątem, czy dokonały zgłoszenia w sposób zgodny z Regulaminem, oraz odmowy wstępu na Konferencję osobom, które nie dokonały zgłoszenia przez Formularz Rejestracyjny lub których dane różnią się od danych osoby weryfikowanej po przesłaniu Formularza Rejestracyjnego.

5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestnika/Uczestniczki zostawione, zagubione lub skradzione podczas Konferencji.

6. Uczestnik/Uczestniczka ponosi odpowiedzialność za zniszczenia dokonane przez niego/nią w miejscu organizacji Konferencji.

7. Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia Uczestnika/Uczestniczki z udziału w Konferencji w przypadku, gdy działania Uczestnika/Uczestniczki naruszają porządek publiczny, negatywnie wpływają na dobre imię Organizatora lub w inny sposób wyrządzają lub mogą wyrządzić mu szkodę, a także jeśli utrudniają lub uniemożliwiają prowadzenie Konferencji lub poszczególnych wydarzeń realizowanych w jej w ramach. Wykluczenie Uczestnika/Uczestniczki z jego/jej winy nie wpływa na prawa Organizatora.

8. Uczestnik/Uczestniczka zobowiązuje się do noszenia w widocznym miejscu identyfikatora otrzymanego od Organizatora. Organizator zastrzega, że osoby bez identyfikatora nie będą wpuszczane do miejsca odbywania się Konferencji oraz na wydarzenia towarzyszące, które odbywać się będą w ramach programu Konferencji.

9. Uczestnik/Uczestniczka zobowiązuje się do zapoznania się oraz przestrzegania Regulaminu korzystania z obiektu, w którym odbywa się Konferencja oraz Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego. Regulaminy oraz instrukcje dostępne są w miejscach realizacji Konferencji.

10. Uczestnik/Uczestniczka Konferencji online (tzw. Streamingu) nie ma obowiązku łączenia się poprzez kamerę okazując swój wizerunek.

11. ODWOŁANIE KONFERENCJI: Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia terminu Konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora oraz dokonywania ewentualnych zmian w programie udostępnionym w Serwisie Internetowym Konferencji. Z tego tytułu Uczestnikowi/Uczestniczce nie przysługują względem Organizatora jakiekolwiek roszczenia. Organizator zobowiązuje się przy tym do publikacji w Serwisie Internetowym Konferencji aktualnych informacji dotyczących Konferencji.

12. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca, w którym odbędzie się Konferencja (w obrębie miasta Gdańska), o czym zobowiązany jest poinformować w Serwisie Internetowym Konferencji.

13. Organizator nie ponosi odpowiedzialności w przypadku odwołania Konferencji, zmiany terminu lub miejsca z przyczyn niezależnych od Organizatora (np. pożar, kataklizm itp.).

IV. DANE OSOBOWE

1. Rejestracja - Zgłoszenie do udziału w Konferencji jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych Uczestnika/Uczestniczki do celów związanych ze zorganizowaniem i przeprowadzeniem Konferencji.

2. Administratorem danych osobowych jest Organizator Konferencji, który zobowiązuje się do zastosowania przy przetwarzaniu danych osobowych Uczestników/Uczestniczek Konferencji środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych zgodnie z normami zawartymi w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: "RODO"), ustawie o ochronie danych osobowych oraz innych przepisów prawa krajowego.

3. Uczestnik/Uczestniczka Konferencji ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

4. Zebrane przez Organizatora dane osobowe będą gromadzone i przetwarzane jedynie do celów organizacji i realizacji Konferencji oraz będą przetwarzane przez okres wymagany do realizacji Konferencji, a następnie przez okres 14 dni po jej zakończeniu.

5. Każdy/-a Uczestnik/Uczestniczka ma prawo wniesienia skargi do organu nadzoru (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), gdy uzna, iż przetwarzanie jego/jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

6. Podanie danych osobowych przez Uczestnika/Uczestniczkę jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie we wskazanym celu powoduje brak możliwości wzięcia udziału w Konferencji.

V. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. W razie zaistnienia sporu, Organizator i Uczestnik/Uczestniczka rozwiążą go polubownie. W razie, gdyby polubowne rozwiązanie sporu nie było możliwe właściwym dla rozstrzygnięcia sporu będzie sąd właściwy miejscowo dla Organizatora - Instytutu Kultury Miejskiej.

2. Regulamin dostępny jest w Serwisie Internetowym Konferencji. Na życzenie Uczestnika/Uczestniczki, Organizator wyśle Regulamin na adres e-mail Uczestnika/Uczestniczki podany w trakcie Rejestracji.

3. Jeśli w niniejszym Regulaminie nie wskazano inaczej, kontakt pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem/Uczestniczką, który/-a przesłał/-a Organizatorowi Formularz Rejestracyjny odbywa się drogą elektroniczną po stronie Uczestnika/Uczestniczki na adres e-mail wskazany w Formularzu Rejestracyjnym, a po stronie Organizatora na następujący adres e-mail: [email protected].

4. Regulamin wchodzi w życie w dniu 31 maja 2023 roku.

5. ZMIANY REGULAMINU: Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu w każdym czasie. Zmiany wchodzą w życie w terminie 3 dni od dnia ich zamieszczenia w Serwisie Internetowym Konferencji.